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Encaissement documentaire

L’encaissement documentaire suit un déroulement fixe. Nous allons vous présenter les différentes phases.

Déroulement d’un encaissement documentaire

Plusieurs étapes individuelles peuvent être nécessaires entre le premier contact entre l’acheteur (tiré, importateur) et le vendeur (donneur d’ordre, remettant, exportateur) et la réalisation complète de l’affaire. Cependant, il existe trois phases fondamentales.

Phase 1

Convention relative aux conditions d’encaissement: Le vendeur définit les conditions de paiement dans son offre ou il en convient avec l’acheteur dans un contrat de vente.

Phase 2

Transmission de l’ordre d’encaissement et remise des documents: Après avoir reçu l’ordre, c’est-à-dire après avoir conclu le contrat de vente, le vendeur expédie la marchandise commandée directement à l’adresse de l’acheteur ou à l’adresse de la banque chargée de l’encaissement (banque de l’acheteur). En même temps, il rassemble tous les documents nécessaires (factures commerciales, connaissement, certificat d’assurance, certificat d’origine, etc.) et les envoie ainsi que l’ordre d’encaissement à la banque remettante (banque du vendeur).

La banque remettante transfère les documents ainsi que les instructions nécessaires à une banque du pays de l’acheteur. Dans la plupart des cas, celle-ci présente directement les documents à l’acheteur. Dans certaines circonstances, elle confie la présentation à une autre banque.
La banque chargée de l’encaissement qui présente les documents à l’acheteur peut aussi être qualifiée de banque présentatrice.

Pour simplifier la rédaction de l’ordre d’encaissement documentaire pour le vendeur, le Credit Suisse met à sa disposition un formulaire d’ordre spécifique.

Réflexion pratique pour examen des documents

Avant de transmettre l’ordre d’encaissement à sa banque, le vendeur doit vérifier que les documents correspondants ont été remplis correctement et intégralement. La banque n’est pas tenue d’en vérifier le contenu. Sa mission consiste uniquement à transmettre les documents et à veiller à la bonne exécution de l’ordre d’encaissement. Pour ce faire, elle contrôle que tous les documents mentionnés dans l’ordre d’encaissement lui ont bien été remis.

Le vendeur doit se poser les questions suivantes:
Tous les documents exigés par l’acheteur mentionnés dans le contrat de vente sont-ils réunis? Les réglementations du pays d’importation ont-elles été prises en compte? Les documents ont-ils été signés en bonne et due forme?
Les endossements nécessaires ont-ils été appliqués au verso du connaissement, du document d’assurance ou de l’effet de change? Tous les papiers à ordre sont transmissibles par endossement.

Phase 3

Présentation des documents à l’acheteur et paiement: La banque présentatrice informe l’acheteur de l’arrivée des documents ainsi que des conditions de libération. Elle reçoit son paiement ou son acceptation en échange et lui remet les documents (convention « donnant-donnant »). Elle vire la somme d’encaissement payée à la banque remettante qui crédite le montant au vendeur

Réflexion pratique pour présentation des documents

L’acheteur trouve dans la communication de la banque présentatrice, l’avis et les photocopies correspondantes des documents et les informations importantes à propos de la marchandise qui lui est expédiée. En outre, il peut constater si les documents présentés à la banque permettent de retirer ou de décharger la marchandise.

L’acheteur peut s’il le souhaite vérifier les documents au siège de la banque présentatrice. En revanche, la banque ne peut lui permettre d’inspecter la marchandise arrivée à destination sans autorisation spéciale du vendeur.

Réflexion pratique pour paiement

Si l’acheteur a payé les documents, la banque présentatrice transmet immédiatement le produit de l’encaissement du type «documents contre paiement» à la banque remettante.

Mais dans les pays où il y a une pénurie de monnaies étrangères, ce n’est pas si simple, car les devises demandées par l’encaissement ne sont pas toujours à disposition de l’acheteur. Afin qu’il puisse malgré tout disposer immédiatement de la marchandise, une pratique s’est imposée tant à la demande de l’acheteur que du vendeur et qui consiste à mettre à disposition les documents contre dépôt du montant dans la monnaie locale et contre la garantie des risques de change par l’acheteur. Ce processus doit cependant être expressément autorisé dans l’ordre d’encaissement, car le risque de transfert incombe au vendeur.


Lors d’encaissements de «documents contre acceptation», après acceptation des documents par l’acheteur, celle-ci reste à la banque chargée de l’encaissement, ou elle est retournée à la banque remettante, en fonction des instructions données par le vendeur. Celle-ci transmet l’acceptation au vendeur, qui peut escompter l’effet de change ou faire encaisser le montant à l’échéance. En cas de durées moyennes, un escompte sans recours est possible selon les circonstances.

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